privacy statement en huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement van de Lambretta Club Nederland.
Art. 1: Het lidmaatschap van de vereniging staat in principe voor een ieder open.
Art. 2: Zij, die lid willen worden van de vereniging, kunnen zich bij één der bestuursleden melden.
Art. 3: Indien daartoe aanleiding bestaat, is het bestuur gerechtigd personen, die lid wensen te worden, het lidmaatschap te onthouden.
Art. 4: Elk lid ontvangt op verzoek een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement.
Art. 5:
Lid 1 Leden hebben, bijzondere omstandigheden daargelaten, het recht om aan alle evenementen, die door of vanwege de vereniging worden georganiseerd, deel te nemen. Leden ontvangen gratis het verenigingsorgaan.
Lid 2 Ereleden hebben dezelfde rechten als leden, genoemd in lid 1. Bovendien hebben zij het recht op vrijstelling van de betaling van contributie. Ereleden worden benoemd door de Algemene Leden Vergadering op voordracht door het bestuur. Eventueel kunnen leden bij het bestuur een lid voordragen voor benoeming tot erelid
Lid 3 Donateurs hebben toegang tot: a) de verenigingsactiviteiten. b) de algemene ledenvergaderingen. Zij ontvangen gratis het verenigingsorgaan. Donateurs hebben geen recht op kortingen.
Art. 6:
Lid 1 De door leden te betalen contributie wordt jaarlijks door het bestuur vastgesteld. Contributiewijzigingen behoeven de instemming van de algemene ledenvergadering.
Lid 2 Leden die na het begin van het verenigingsjaar toetreden, betalen een gereduceerde contributie. – Bij toetreding tussen 1/5 en 1/10 50% – Bij toetreding tussen 1/10 en 1/11 betaalt een nieuw lid het volledige contributiebedrag voor het eerstvolgende verenigingsjaar, zonder bijbetaling
Lid 3 De door de donateurs jaarlijks te betalen minimum bijdrage is vastgesteld op 65% van de contributie voor de leden.
Lid 4 ‘Vervallen per januari 2005*
Lid 5 Leden, respectievelijk donateurs, dienen hun contributie respectievelijk donatie binnen twee maanden na de aanvang van een verenigingsjaar aan de penningmeester te hebben voldaan.
Art. 7 Zij die deelnemen aan de in artikel 5 bedoelde evenementen en activiteiten, dienen te voldoen aan de terzake geldende wettelijke verplichtingen. Bij het in gebreke blijven van betrokkene is de vereniging op geen enkele wijze aansprakelijk voor schade in welke vorm dan ook.
Art. 8 Het lidmaatschap gaat verloren door: a) schriftelijke opzegging bij de secretaris, mits geschied uiterlijk een maand voor het verenigingsjaar. b) royement tengevolge van wangedrag, waaronder verstaan wordt het in gevaar brengen van de goede naam van de vereniging of het op andere wijze benadelen van de vereniging. Royement op grond van dit artikel kan slechts plaatsvinden nadat de ledenvergadering zich bij meerderheid van stemmen voor een gemotiveerd voorstel dienaangaande heeft uitgesproken.
Art. 9 Het bestuur van de vereniging bestaat uit tenminste een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.
Art. 10:
Lid 1 Kandidaatstelling geschiedt: a) door het aftredend bestuur en/of b) door tenminste twee leden, die zich niet kandidaat stellen. Deze kandidaatstelling dient tenminste zeven dagen voor de ALV waarin verkiezing plaatsvindt schriftelijk bij de functionerende secretaris te zijn ingediend.
Bij geen kandidaten en vacante functies kan het bestuurde functie op een andere wijze invullen.
Lid 2 De bestuursleden worden door de ledenvergadering uit de kandidaatstelling per individu gekozen, waarna de functies worden verdeeld. Het bestuur legt deze keuzemogelijkheid aan de ledenvergadering voor. Eerst wordt door de ledenvergadering het aantal bestuursleden vastgesteld. Elk lid is gerechtigd ten hoogste evenveel stemmen uit te brengen als er bestuursleden verkozen moeten worden. Degene met de meeste stemmen, op één na de meeste stemmen, op twee na de meeste stemmen, enz. is verkozen. Indien iemand zijn verkiezing niet aanvaardt, dan is degene met het opvolgend aantal stemmen gekozen. Stemmen moeten uitgebracht worden op verschillende kandidaten.
Lid 3 Bestuursleden treden jaarlijks af, worden door de ALV gedechargeerd en zijn herkiesbaar.
Lid 4 Als er gedurende het verenigingsjaar bestuursleden aftreden, benoemt het bestuur een vervanger. Bij de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering wordt de functie opnieuw definitief ingevuld.
Art. 11 Het bestuur behartigt de belangen van de vereniging overeenkomstig de statuten.
Art. 12
Lid 1 Het bestuur leidt de vereniging, beheert de financiën en eigendommen, voert besluiten van de ALV uit en is gerechtigd in spoedeisende gevallen handelend op te treden. Het bestuur bepaalt in onderling overleg welk bestuurslid het beheer heeft over de verenigingseigendommen. Het bestuurslid, hiermee belast, kan (een deel van) deze taak aan een lid van de vereniging delegeren, maar blijft verantwoordelijk.
Lid 2 Bij bestuurswisselingen moeten alle bescheiden door het aftredend bestuurslid binnen 10 dagen onvoorwaardelijk bij de voorzitter worden ingeleverd
Art. 13:
Lid 1 De voorzitter leidt alle vergaderingen. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt die taak waargenomen door een door het bestuur aangewezen bestuurslid.
Lid 2 De voorzitter waakt over de handhaving van de statuten en het huishoudelijk reglement en draagt in het algemeen zorg voor de goede gang van zaken.
Lid 3 De voorzitter bepaalt de data van de bestuursvergaderingen zo dikwijls hij/zij dit nodig acht. Indien de voorzitter in gebreke blijft, kunnen twee bestuursleden een bestuursvergadering uitschrijven op een door het bestuur te kiezen tijd en plaats.
Art. 14:
Lid 1 De secretaris is verantwoordelijk voor het opstellen van de notulen. Indien gewenst kan de secretaris een assistent aanwijzen om voor hem te notuleren.
Lid 2 De briefwisseling, het archiefbeheer en voorts alles wat bij een vlotte afwikkeling van voorkomende werkzaamheden behoort, geschiedt door de secretaris onder zijn/haar verantwoordelijkheid.

Lid 3 De secretaris brengt door middel van het verenigingsorgaan verslag uit aan de leden over de gang van zaken in de vereniging. Ook brengt hij een jaarverslag uit tijdens de Algemene Ledenvergadering.
Art. 15:
Lid 1 De penningmeester beheert de geldmiddelen der vereniging.
Lid 2 De penningmeester draagt zorg voor het innen van de contributies, donaties en dergelijke en draagt in het algemeen zorg voor de geldmiddelen van de vereniging.
Lid 3 De penningmeester legt in de eerste algemene ledenvergadering van een verenigingsjaar rekening en verantwoording af van zijn/haar beheer over het afgelopen verenigingsjaar.
Art. 16 Het bestuur kan zicht laten bijstaan door één of meer adviescommissies. De instelling van deze commissies, alsmede de opheffing, taakomschrijving en samenstelling worden geregeld bij bestuursbesluit, waarna in een eerstvolgend rondschrijven de leden ervan in kennis gesteld warden.
Art. 17:
Lid 1 Tenminste eenmaal per jaar wordt een algemene ledenvergadering gehouden. Het bestuur schrijft deze vergadering uit.
Lid 2 Indien minstens 10% van de leden aan het bestuur schriftelijk heeft kenbaar gemaakt behoefte te hebben aan een ALV, dan is het bestuur verplicht binnen een termijn van 21 dagen nadat dit verzoek bij één der bestuursleden is binnen gekomen, een ALV te laten plaatsvinden.
Lid 3 Voorstellen van leden, te behandelen op een algemene ledenvergadering, moeten – tenzij anders is bepaald – tenminste zeven dagen van te voren bij de secretaris zijn ingediend.
Art. 18:
Lid 1 Over zaken wordt normaliter mondeling gestemd, over personen wordt altijd schriftelijk gestemd op gewaarmerkte stembiljetten
Lid 2 De meerderheid van uitgebrachte stemmen is beslissend, tenzij in de statuten anders is bepaald. Blanco stemmen zijn ongeldig, indien een voorstel ten aanzien van zaken de stemmen staken, is het voorstel verworpen. Indien bij benoemingszaken staken, is de oudste in jaren gekozen.
Art. 19: De kascontrolecommissie bestaat uit 2 leden en 1 reserve, waarvan jaarlijks de langstzittende aftreedt, en een nieuw lid als reserve wordt toegevoegd. Dit nieuwe lid wordt gekozen tijdens de Algemene Ledenvergadering. Bestuursleden kunnen geen zitting nemen in de kascontrolecommissie.
Art. 20: In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
Art. 21: Regelingen bij het organiseren van evenementen en ritten:
Lid 1 Vanwege wettelijke regels dient aan alle deelnemers een routebeschrijving te worden overhandigd. Door overhandiging van de routebeschrijving wordt de rit als individueel gezien en niet als groepsrit.
Lid 2 Bij organisatie van een evenement moeten alle deelnemers een formulier tekenen, waarin staat dat de Lambretta Club niet aansprakelijk kan worden gesteld voor schade in wat voor vorm dan ook die ontstaan is door of tijdens deelname aan het evenement.
Lid 3 Wettelijk zijn verboden: • Competitie in welke vorm dan ook. Prijzen en einduitslagen zijn verboden • Afsluiten van kruisingen en wegen, of op andere wijze overtreden van het verkeersreglement • Rijden in groepsverband zonder vergunning (zie ook lid 1)
Lid 4 Als de rit is aangemeld bij de rittencoordinator en vermeld in de scala en/of op de website, geeft de club in principe één rondje koffie per dag. Het bestuur kan eventueel beslissen hiervan af te wijken.
Lid 5 Verdere bijdragen door de club moeten op voorhand bij het bestuur worden aangevraagd.
Lid 6 Als achteraf blijkt dat een rit of evenement een negatief saldo heeft, kan achteraf alsnog een bijdrage worden gevraagd. Voorwaarde hiervoor is dat het evenement was aangemeld bij de rittencobrdinator, en dat een financieel overzicht kan worden overlegd.
Lid 7 In twijfelgevallen kan ook vooraf aan de club een financiële garantie worden gevraagd. Hiervoor dient dan vooraf een begroting ter goedkeuring te worden ingediend bij de penningmeester.
Lid 8 Bij ritten op de openbare weg dient iedere bestuurder er voor te zorgen dat hijzelf en zijn voertuig voldoen aan alle van toepassing zijnde wettelijke regels, zoals rijbewijs, verzekering, goede technische staat van het voertuig, enzovoorts.
Lid 9 Bij in gebreke blijven van een deelnemer, kan deze de vereniging of het bestuur niet aansprakelijk stellen voor schade in wat voor vorm dan ook. Deelname aan het verkeer is altijd voor de volledige verantwoordelijkheid van de bestuurder zelf
Art. 22:
Lid 1 Aan dit reglement is als bijlage toegevoegd het LCN privacy reglement in verband met het in werking treden van de wet AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) per 25-05-2018

Privacy Statement
Lambretta Club Nederland, gevestigd aan Varenweg 2, 3849 PJ te Hierden, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
Frank Lafeber is de Functionaris Gegevensbescherming van Lambrettaclub Nederland. Hij is te bereiken via secretaris@lambrettaclub.nl
Lambrettaclub Nederland verwerkt uw persoonsgegevens omdat u deze zelf aan ons verstrekt.

Persoonsgegevens : ieder gegeven over een herkenbaar persoon
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken: NAWTE+geboortedatum/geslacht
– Voor- en achternaam
– Geslacht
– Geboortedatum
– Adresgegevens
– Telefoonnummer
– E-mailadres
Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en dit regelement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen voor de in dit regelement beschreven doeleinden verzameld en worden niet verder verwerkt op een manier die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt als: – De betrokkene voor de verwerking toestemming heeft gegeven – Foto’s en NAW gegevens (bij ritten) worden geplaatst in ons clubblad en op onze website, tenzij de betrokkene hier bezwaren tegen heeft.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij (niet) verwerken
Lambretta Club Nederland beschikt niet over bijzondere persoonsgegevens van haar leden zoals informatie over iemands godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, BSNnummer of strafrechtelijke informatie.
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via secretaris@lambrettaclub.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Lambretta Club Nederland verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
– Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
-Ledenadministratie
-Contributieheffing
-Informatieverstrekking en in het bijzonder voor uitnodigingen voor ritten en bijeenkomsten zoals de ALV

Geautomatiseerde besluitvorming
Lambretta Club Nederland neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een persoon (bijvoorbeeld een medewerker van Lambrettaclub Nederland) tussen zit.
Lambrettaclub Nederland gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:
Windows office pakket (met name Excel) opgeslagen in de Cloud uitgevoerd op afdoende beveiligde computers.
Als er Informatie die via de mail gedeeld worden met meerdere personen tegelijkertijd, dan zullen de begunstigden vermeld staan in de BCC, zodat email adressen niet algemeen bekend worden.

Bewaartermijn persoonsgegevens
Lambretta Club Nederland bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
(Categorie) persoonsgegevens > Bewaartermijn > Reden
Personalia > 2 jaar > beklagtermijn ex -lid, behalve als de wet een ander termijn
aangeeft Adres > 2 jaar > beklagtermijn ex -lid, behalve als de wet een ander termijn aangeeft Overige gegevens > 2 jaar > beklagtermijn ex -lid, behalve als de wet een ander termijn aangeeft

Delen van persoonsgegevens met derden
Lambretta Club Nederland verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Lambrettaclub Nederland blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Lambretta Club Nederland gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.
Lambretta Club Nederland verstrekt geen informatie aan leden onderling, tenzij het lid waarvan deze informatie verstrekt wordt hier uitdrukkelijk toestemming voor gegeven heeft.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Lambrettaclub Nederland en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar secretaris@lambrettaclub.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.
Lambrettaclub Nederland wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Lambretta Club Nederland neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking (datalekken) en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via secretaris@lambrettaclub.nl